Multitasking là gì? Bí quyết rèn luyện khả năng làm nhiều việc cùng lúc hiệu quả

Trong thời đại công việc dồn dập và tốc độ phát triển chóng mặt, kỹ năng multitasking (đa nhiệm) đã trở thành một lợi thế quan trọng. Đây không chỉ là công cụ giúp nhân viên tối ưu hóa hiệu quả công việc mà còn mở ra nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn trong các lĩnh vực khác nhau. Với những ai đang chuẩn bị viết CV xin việc, khả năng multitasking sẽ là một điểm cộng lớn, thể hiện sự linh hoạt, nhanh nhạy và khả năng quản lý thời gian hiệu quả.

Multitasking là gì?

Multitasking là khả năng thực hiện nhiều công việc cùng lúc mà vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ. Nói cách khác, đây là kỹ năng giúp bạn quản lý thời gian, sắp xếp công việc và xử lý thông tin hiệu quả trong môi trường bận rộn.

Ví dụ: bạn vừa trả lời email công việc, vừa theo dõi cuộc họp online và lên kế hoạch cho dự án mới – đó chính là multitasking.

Cách rèn luyện kỹ năng multitasking hiệu quả

Không phải ai sinh ra cũng có khả năng đa nhiệm tốt nên đây là một kỹ năng cần được rèn luyện có chiến lược, đặc biệt trong môi trường làm việc online hay khi bạn đang cố gắng tìm việc và muốn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Dưới đây là các bước chi tiết giúp bạn rèn luyện multitasking đúng cách và đạt hiệu quả cao nhất:

1. Lên danh sách công việc mỗi ngày — Sắp xếp để không rối

Một trong những sai lầm phổ biến khi đa nhiệm là làm việc mà không có kế hoạch rõ ràng. Khi bạn không biết mình cần làm gì trước – sau, não bộ sẽ bị “ngộp” vì quá nhiều thông tin. Vì vậy, bạn hãy bắt đầu mỗi ngày bằng cách viết ra danh sách công việc (to-do list).

• Chia rõ việc chính (ưu tiên cao, cần hoàn thành trong ngày) và việc phụ (có thể dời lại).

• Ghi cụ thể thời gian dự kiến cho từng việc, ví dụ:

  • 8h00–9h00: Kiểm tra email và trả lời khách hàng.

  • 9h00–10h30: Viết báo cáo dự án.

  • 10h30–11h00: Chuẩn bị nội dung họp.

Việc này giúp bạn tập trung hơn và không bị “đánh cắp thời gian” bởi những việc vụn vặt.

2. Sử dụng công cụ hỗ trợ — Làm chủ thời gian và tiến độ

Trong thời đại số, có vô số ứng dụng giúp quản lý công việc và rèn luyện multitasking. Một số công cụ phổ biến và dễ dùng mà bạn nên thử:

• Trello: Tạo bảng công việc, gắn thẻ thời gian và theo dõi tiến độ từng nhiệm vụ.

• Notion: Kết hợp ghi chú, quản lý dự án và tài liệu trong cùng một không gian.

• Google Calendar: Lên lịch cho các hoạt động cố định trong ngày hoặc nhắc nhở deadline.

• Todoist: Tạo danh sách việc cần làm, đánh dấu mức độ ưu tiên.

Những công cụ này đặc biệt hữu ích cho người làm việc online, freelancer hoặc nhân viên văn phòng bận rộn. Khi biết cách sử dụng hiệu quả, bạn sẽ dễ dàng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc mà không bị quá tải.

3. Rèn luyện khả năng tập trung — Nền tảng của multitasking bền vững

Multitasking không có nghĩa là làm tất cả mọi thứ cùng lúc; mà là chuyển đổi giữa các công việc một cách mượt mà và có kiểm soát. Vì thế, khả năng tập trung là yếu tố cốt lõi. Một số cách giúp bạn tăng khả năng tập trung khi đa nhiệm:

• Phương pháp Pomodoro: Làm việc 25 phút, nghỉ 5 phút. Sau 4 vòng, nghỉ dài 15–20 phút.

• Giới hạn thông báo: Tắt thông báo mạng xã hội, email hoặc ứng dụng chat khi đang làm việc quan trọng.

• Tập trung theo nhóm việc: Ví dụ, buổi sáng chỉ xử lý email, buổi chiều mới làm nội dung hoặc báo cáo.

Khi duy trì thói quen này, bạn sẽ không còn “loạn nhịp” khi phải xử lý nhiều đầu việc cùng lúc nữa.

4. Áp dụng multitasking khi làm việc online — Kỹ năng cần thiết của thế kỷ 21

Trong môi trường làm việc online hoặc làm việc từ xa (remote), bạn thường phải đảm nhận nhiều vai trò:

• Họp nhóm qua Zoom,

• Viết báo cáo,

• Trả lời email,

• Và phối hợp với đồng nghiệp ở múi giờ khác.

Để áp dụng hiệu quả:

• Luôn chuẩn bị trước tài liệu, nội dung và đường dẫn họp để tránh gián đoạn.

• Dành khoảng thời gian cố định trong ngày chỉ để phản hồi tin nhắn, email.

• Khi họp, vừa ghi chú vừa theo dõi tiến độ công việc để không bỏ sót thông tin.

Nhờ vậy, bạn vừa đảm bảo chất lượng công việc online, vừa giữ được hiệu suất làm việc ổn định – điều mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng đánh giá cao.

5. Luôn đánh giá lại hiệu suất — Cải thiện sau mỗi chu kỳ làm việc

Rèn luyện kỹ năng multitasking không thể đạt được trong một sớm một chiều. Điều quan trọng là liên tục quan sát và cải thiện. Cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần, hãy tự hỏi:

• Việc nào tôi làm tốt nhất khi đa nhiệm?

• Việc nào khiến tôi mất tập trung hoặc mất nhiều thời gian hơn dự kiến?

• Có công cụ hoặc phương pháp nào giúp tôi làm nhanh hơn không?

Hãy ghi lại câu trả lời trong nhật ký hoặc bảng theo dõi hiệu suất. Sau một thời gian, bạn sẽ nhận ra mô hình làm việc tối ưu nhất cho bản thân.

Lợi ích của multitasking trong công việc

1. Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Nhân viên có khả năng multitasking thường hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong cùng một khung giờ, từ đó giảm bớt sự chậm trễ.

2. Gia tăng năng suất cá nhân: Biết cách kết hợp công việc nhỏ lẻ với nhiệm vụ lớn giúp cải thiện hiệu quả làm việc chung.

3. Phát triển kỹ năng mềm: Multitasking rèn luyện khả năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc, giao tiếp và giải quyết vấn đề.

4. Tạo ấn tượng khi xin việc làm: Nhà tuyển dụng đánh giá cao ứng viên có khả năng đa nhiệm vì điều này chứng minh họ có thể thích nghi nhanh trong nhiều tình huống.

5. Mở rộng cơ hội việc làm: Các vị trí trong marketing, quản lý dự án, hành chính hay chăm sóc khách hàng đều ưu tiên nhân sự có khả năng đa nhiệm, giúp bạn dễ dàng lựa chọn công việc phù hợp hơn.

Hạn chế khi multitasking

Bên cạnh những lợi ích, multitasking cũng tồn tại không ít thách thức mà người lao động cần lưu ý. Khi phải xử lý nhiều việc cùng lúc, chất lượng công việc có thể bị giảm sút vì thiếu sự tập trung sâu vào từng nhiệm vụ. Việc duy trì nhịp độ làm việc quá cao còn dễ gây căng thẳng, áp lực và dẫn đến tình trạng kiệt sức. Đặc biệt, trong những công việc đòi hỏi độ chính xác cao như phân tích hay xử lý số liệu, multitasking có thể khiến bạn bỏ sót những chi tiết quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chung.

Multitasking là một trong những kỹ năng quan trọng giúp nhân viên thích ứng nhanh với môi trường hiện đại. Tuy có những hạn chế, nhưng nếu biết áp dụng đúng cách, multitasking sẽ trở thành một lợi thế lớn, giúp bạn nâng cao năng suất, gây ấn tượng trong quá trình xin việc làm và mở ra nhiều cơ hội việc làm tiềm năng trong tương lai.

Multitasking là gì? Đó không chỉ là khả năng làm nhiều việc cùng lúc, mà còn là nghệ thuật quản lý thời gian và hiệu suất cá nhân. Khi biết áp dụng đúng, bạn sẽ không chỉ đạt hiệu quả cao hơn trong công việc mà còn tạo được ấn tượng chuyên nghiệp khi tìm việc hoặc phỏng vấn. Hãy bắt đầu rèn luyện kỹ năng này ngay hôm nay – để mỗi ngày làm việc của bạn thông minh hơn, năng suất hơn và tràn đầy cơ hội!