Pivot Table là gì? Hướng dẫn cách sử dụng Pivot Table trong Excel đơn giản cho người mới bắt đầu

Trong thời đại số, kỹ năng sử dụng Excel thành thạo không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn mở rộng cơ hội việc làm trong nhiều lĩnh vực như kế toán, phân tích dữ liệu, hay hành chính văn phòng. Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất của Excel mà nhiều người chưa tận dụng hiệu quả chính là Pivot Table. Vậy Pivot Table là gì và làm thế nào để sử dụng công cụ này một cách dễ dàng và hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

1. Pivot Table là gì?

Pivot Table (Bảng tổng hợp) là một công cụ mạnh mẽ trong Microsoft Excel, cho phép người dùng tóm tắt, phân tích và hiển thị dữ liệu lớn một cách nhanh chóng.
Thay vì phải lọc hoặc tính toán thủ công, pivot table giúp bạn:

• Gom nhóm dữ liệu theo từng tiêu chí (ngày, sản phẩm, khu vực, nhân viên, v.v.).

• Tính toán tổng, trung bình, tỷ lệ hoặc phần trăm dễ dàng.

• Tạo báo cáo và biểu đồ trực quan chỉ trong vài thao tác.

Ví dụ, trong một bảng dữ liệu bán hàng với hàng nghìn dòng, bạn có thể dùng pivot table để xem “Doanh thu theo tháng” hoặc “Sản phẩm bán chạy nhất” chỉ trong vài giây.

2. Cách tạo Pivot Table trong Excel – Hướng dẫn chi tiết cho người mới

Nếu bạn là người mới học Excel, Pivot Table có thể trông hơi phức tạp, nhưng thực tế lại rất dễ sử dụng. Công cụ này giúp bạn phân tích, tổng hợp và so sánh dữ liệu chỉ trong vài thao tác đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước giúp bạn làm chủ Pivot Table nhanh chóng.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu
Trước tiên, bạn cần có một bảng dữ liệu đầy đủ và rõ ràng. Mỗi cột phải có tiêu đề cụ thể, chẳng hạn như Tên nhân viên, Sản phẩm, Doanh thu hoặc Ngày bán. Việc chuẩn bị dữ liệu cẩn thận sẽ giúp Pivot Table hoạt động chính xác và tránh sai sót trong quá trình tổng hợp.

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu cần tạo Pivot Table
Tiếp theo, bạn hãy bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu mà mình muốn phân tích. Sau đó, trên thanh công cụ, chọn Insert → Pivot Table. Excel sẽ mở ra một cửa sổ nhỏ cho phép bạn chọn nơi hiển thị bảng tổng hợp — bạn có thể đặt tại một trang tính mới (New Worksheet) hoặc ngay trong trang tính hiện tại (Existing Worksheet) tùy nhu cầu.

Bước 3: Tùy chỉnh và sắp xếp các trường dữ liệu
Khi bảng Pivot Table xuất hiện, bạn sẽ thấy phần PivotTable Fields ở bên phải màn hình. Đây là khu vực quan trọng giúp bạn kéo thả các trường dữ liệu để xây dựng bảng tổng hợp:

• Rows (Hàng): hiển thị danh mục chính, ví dụ như tên nhân viên hoặc sản phẩm.

• Values (Giá trị): thể hiện các con số cần tính toán, chẳng hạn như tổng doanh thu, số lượng bán ra, v.v.

• Columns (Cột): dùng để chia dữ liệu theo nhóm, ví dụ như tháng, quý hoặc năm.

• Filters (Bộ lọc): cho phép lọc dữ liệu nhanh theo khu vực, sản phẩm, hoặc nhân viên cụ thể.

Bước 4: Định dạng và trình bày Pivot Table
Sau khi hoàn thành việc sắp xếp, bạn có thể điều chỉnh giao diện Pivot Table để bảng trông chuyên nghiệp hơn. Excel cung cấp nhiều mẫu hiển thị có sẵn, giúp bạn dễ dàng thêm màu sắc, đường viền hoặc định dạng chữ. Ngoài ra, bạn có thể chèn biểu đồ (Chart) để báo cáo trực quan và sinh động hơn — đây là cách mà nhiều doanh nghiệp hoặc chuyên viên phân tích dữ liệu thường sử dụng khi trình bày kết quả.

3. Tại sao pivot table lại quan trọng trong công việc?

Việc hiểu và sử dụng tốt pivot table mang lại nhiều lợi ích thực tế cho người lao động, đặc biệt là trong bối cảnh các doanh nghiệp hiện nay coi trọng kỹ năng phân tích dữ liệu.

• Tiết kiệm thời gian: Pivot table giúp xử lý khối lượng dữ liệu lớn nhanh hơn gấp nhiều lần so với việc làm thủ công.

• Hỗ trợ ra quyết định: Các nhà quản lý, marketer hay nhân sự đều có thể sử dụng pivot table để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cụ thể.

• Tăng năng suất cá nhân: Với kỹ năng này, bạn sẽ nổi bật hơn trong quá trình ứng tuyển và phỏng vấn, đặc biệt khi tạo CV xin việc hoặc khi tìm cơ hội việc làm trong lĩnh vực văn phòng.

4. Ứng dụng của Pivot Table trong thực tế

Pivot table không chỉ được sử dụng trong kế toán mà còn ở nhiều ngành nghề khác:

• Marketing: Phân tích hiệu quả chiến dịch quảng cáo, theo dõi chi phí, đo lường doanh thu.

• Nhân sự: Thống kê số lượng nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc, hiệu suất theo phòng ban.

• Kinh doanh: Tính toán doanh số, lợi nhuận theo sản phẩm, khu vực hoặc thời gian.

• Giáo dục: Theo dõi kết quả học tập, điểm danh hoặc đánh giá học sinh.

Nhờ tính ứng dụng cao, pivot table ngày càng trở thành kỹ năng được nhiều người tìm việc trau dồi, đặc biệt là những ai muốn làm việc trong các công ty sử dụng dữ liệu lớn để ra quyết định.

5. Pivot Table và cơ hội nghề nghiệp

Trong nhiều tin tuyển dụng TPHCM, kỹ năng Excel – đặc biệt là pivot table – được xem là “điểm cộng lớn”. Các vị trí như kế toán, nhân sự, phân tích dữ liệu, marketing, hay quản lý dự án đều cần kỹ năng này để tổng hợp và xử lý thông tin nhanh chóng.
Biết sử dụng pivot table còn giúp bạn thể hiện khả năng tư duy logic, kỹ năng phân tích và cẩn thận trong công việc — là một trong các kỹ năng trong CV được nhà tuyển dụng đánh giá cao khi đọc CV xin việc.

Nếu bạn đang tìm cơ hội việc làm mới hoặc muốn nâng cấp hồ sơ nghề nghiệp, hãy bổ sung kỹ năng pivot table vào CV của mình. Nó không chỉ làm bạn nổi bật hơn mà còn giúp bạn dễ dàng thích ứng với các yêu cầu công việc hiện đại.

Pivot table là công cụ không thể thiếu đối với những ai làm việc với dữ liệu. Thành thạo kỹ năng này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi ứng tuyển, tạo lợi thế cạnh tranh trên các web tuyển dụng, đặc biệt là trong các doanh nghiệp tại TPHCM – nơi có nhu cầu lớn về nhân sự giỏi Excel.
Nếu bạn đang trong hành trình tìm việc làm online, hãy đầu tư thời gian để học và ứng dụng pivot table – vì đây là “vũ khí” giúp bạn nổi bật giữa hàng trăm ứng viên khác.